Cas d'usage · 03
Les problèmes que nous résolvons, mis à plat.
Choisissez votre situation ou votre secteur. Chaque cas montre le processus avant et après, ce que nous faisons à chaque étape et ce qui a changé.
- Moins de frais généraux5 · Heures d'administratif −40 %
- Des cycles plus courts5 · Délai de devis 3 jours → 4 h
- Visibilité5 · Jours de retard avant que quelqu'un s'en aperçoive 9 → 1
- Prêt à changer d'échelle5 · Délai d'ouverture d'une nouvelle agence −50 %
- Prêt pour l'audit5 · Préparation d'audit 6 semaines → 3 jours
- Des systèmes adaptés5 · Doubles saisies → 0
Les problèmes que nous résolvons, mis à plat.
Réduire les frais généraux
Moins d'heures perdues en administratif et en reprises, sans toucher aux personnes qui comptent.
- Moins de frais générauxConseilDistribution et négoceIndustrie
Nos marges fondent.
Et personne ne sait dire où. Le chiffre d'affaires tient, le résultat recule, et chaque service a sa propre explication. Nous trouvons où l'argent s'échappe et posons des contrôles sur les quelques points qui comptent.
Exemple Stock détenu: 75 jours de ventes → 45 jours
- Moins de frais générauxIngénierieCommerce de détail et e-commerceDistribution et négoce
Une commande, saisie trois fois.
Les commandes arrivent par messagerie et par e-mail, puis sont ressaisies dans le système commercial, le fichier de l'entrepôt et la comptabilité. Nous relions les étapes pour que chaque commande ne soit saisie qu'une fois.
Exemple Ressaisie par semaine: 25 heures → 3 heures
- Moins de frais générauxLes deuxServices professionnelsServices financiers
Trop d'outils, trop d'abonnements.
Chaque équipe a acheté son propre logiciel. Personne ne sait ce que vous payez, qui en est responsable ni qui y a encore accès. Nous supprimons les doublons et donnons un responsable à chaque outil.
Exemple Abonnements payants: 64 → 38
- Moins de frais générauxIngénierieBTP et constructionImmobilier
Nos techniciens vivent sur la route.
Plus de temps au volant qu'en intervention. Les interventions sont attribuées depuis un tableau blanc et au téléphone : les techniciens traversent la ville deux fois et reviennent chercher des pièces. Nous attribuons chaque intervention selon la compétence et la localisation, automatiquement.
Exemple De la demande à l'affectation: 6 heures → 20 min
- Moins de frais générauxConseilHôtellerie et restaurationIndustrie
Le back-office a trop grandi.
Plus vite que le chiffre d'affaires. Chaque année ajoute un coordinateur, une validation et un tableur de plus. Nous repérons les heures passées en tâches administratives et en reprises, et nous les supprimons sans toucher aux personnes qui comptent.
Exemple Heures administratives par semaine: 120 → 72
Accélérer le cycle du devis à l'encaissement
Devis, commandes, recrutements et clôtures avancent en heures, pas en jours.
- Des cycles plus courtsIngénierieDistribution et négoceBTP et construction
Nos devis arrivent trop tard.
Nos clients attendent des jours, puis achètent ailleurs. Les demandes dorment dans une boîte partagée, les prix vivent dans un tableur et le dirigeant signe chaque devis. Avec nous, un devis qualifié et chiffré part le jour même.
Exemple Délai de devis: 3 jours → 4 heures
- Des cycles plus courtsLes deuxSantéHôtellerie et restauration
L'intégration est chaotique.
Nous recrutons vite. Les nouveaux arrivent sans ordinateur, sans comptes et sans programme. Nous rendons chaque recrue opérationnelle dès le premier jour, avec les formalités réglées avant son arrivée.
Exemple Temps administratif par recrue: 11 heures → 1,5 heure
- Des cycles plus courtsIngénierieCommerce de détail et e-commerceDistribution et négoce
En rupture, puis en surstock.
Le réapprovisionnement dépend de quelqu'un qui remarque le rayon vide. Nous fixons les points de commande à partir des ventes réelles et lançons demandes de prix et bons de commande avant la rupture.
Exemple Du besoin au bon de commande: 5 jours → 1 jour
- Des cycles plus courtsLes deuxHôtellerie et restaurationSanté
Les réclamations augmentent.
Et les clients partent. Chaque réclamation est traitée puis oubliée, et le même problème revient la semaine suivante. Nous réglons d'abord le cas du client, puis nous trouvons et supprimons la cause.
Exemple De la réclamation à la cause racine: 2 mois → 10 jours
- Des cycles plus courtsIngénierieCommerce de détail et e-commerceLogistique
Répondre nous prend une journée.
Les messages s'accumulent sur WhatsApp, par e-mail et sur le chat, et la plupart posent les mêmes questions. Nous répondons aux questions courantes en quelques minutes et confions les cas difficiles à une personne.
Exemple Première réponse: 4 heures → 2 min
Visibilité opérationnelle
La direction voit en direct une seule vue des projets, de la trésorerie et de la performance.
- VisibilitéLes deuxBTP et constructionServices professionnels
Nos projets finissent en retard.
Et personne ne le sait avant la fin. L'avancement est éparpillé dans cinq outils et une réunion du lundi, donc les retards apparaissent trop tard. Nous donnons à la direction une vue unique, en temps réel, avec une alerte précoce.
Exemple Jours de retard avant que quelqu'un le sache: 9 → 1
- VisibilitéConseilDistribution et négoceImmobilier
La direction tourne sur WhatsApp.
Les décisions se prennent dans des groupes de discussion et les chiffres vivent dans des tableurs que seuls leurs auteurs comprennent. Nous installons un rythme de pilotage avec un seul jeu de chiffres.
Exemple Heures de reporting par semaine: 9 → 1
- VisibilitéConseilServices professionnelsÉducation
Trop de projets, aucun n'aboutit.
Chaque service lance ses propres initiatives, les équipes sont dispersées et rien n'avance. Nous mettons en place un PMO léger qui décide de ce qui démarre et de ce qui attend.
Exemple Projets menés en parallèle: 23 → 9
- VisibilitéLes deuxServices financiersServices professionnels
Les chiffres arrivent trop tard.
Deux semaines après la fin du mois. Quand la direction découvre les résultats du mois précédent, le mois en cours est déjà à moitié passé. Nous raccourcissons la clôture pour que les chiffres arrivent quand ils servent encore.
Exemple Clôture: 12 jours → 3 jours
- VisibilitéLes deuxImmobilierServices financiers
Notre pipeline est dans les têtes.
Demandez ce qui sera signé ce trimestre et vous obtenez une estimation au jugé. Nous mettons chaque piste dans un seul pipeline avec une prochaine étape, pour que la prévision soit un chiffre, pas une opinion.
Exemple Affaires sans prochaine étape: 40 % → 5 %
Se préparer à changer d'échelle
Des processus qui tiennent à un volume doublé, dans une nouvelle ville ou un nouveau pays.
- Prêt à changer d'échelleConseilServices professionnelsIndustrie
Tout remonte au fondateur.
Nous passons de 50 à 150 personnes. Chaque validation, embauche et remise attend encore une seule personne. Nous écrivons qui décide de quoi, pour que l'entreprise avance sans que le fondateur soit dans chaque boucle.
Exemple Décisions qui remontent au fondateur: 60 par mois → 8 par mois
- Prêt à changer d'échelleLes deuxCommerce de détail et e-commerceHôtellerie et restauration
Nous ouvrons à l'étranger.
Ou dans une deuxième ville. Le premier site fonctionne sur l'habitude et quelques collaborateurs historiques. Nous en tirons un guide d'ouverture que le site suivant peut appliquer dès le premier jour.
Exemple Délai d'ouverture d'une agence: 16 semaines → 8 semaines
- Prêt à changer d'échelleConseilLogistiqueBTP et construction
Deux personnes portent tout.
Toute l'exploitation tient dans leur tête. Si le responsable des opérations ou le répartiteur est absent, l'activité ralentit. Nous mettons ce qu'ils savent par écrit et dans les systèmes.
Exemple Processus critiques connus d'une seule personne: 5 → 0
- Prêt à changer d'échelleConseilDistribution et négoceBTP et construction
Notre entreprise familiale doit mûrir.
La génération suivante arrive, les managers hors famille veulent une autorité claire, et les décisions se prennent encore à table. Nous mettons en place une gouvernance qui respecte la famille et laisse les managers diriger.
Exemple Attente d'une validation pour les managers: 14 jours → 2 jours
- Prêt à changer d'échelleConseilLogistiqueCommerce de détail et e-commerce
Les volumes ont doublé.
Et l'organisation craque. Commandes et messages clients ont doublé en un an, et la seule réponse jusqu'ici, ce sont les heures supplémentaires. Nous testons quels processus cèdent à 2× et nous les repensons avant qu'ils ne cèdent.
Exemple Tickets par agent et par jour: 40 → 110
Préparation à l'audit
ISO 9001 / 27001, protection des données et due diligence client, sans course contre la montre.
- Prêt pour l'auditLes deuxServices financiersServices professionnels
Pas prêts pour l'ISO 27001.
La certification approche. Un client ou un investisseur exige l'ISO 27001, et les preuves sont dispersées dans les boîtes mail. Nous vous préparons, avec des preuves qui se collectent d'elles-mêmes.
Exemple Préparation de l'audit: 6 semaines → 3 jours
- Prêt pour l'auditConseilIndustrieSanté
Nous allons lever des fonds.
Ou obtenir un financement bancaire. Les questions de due diligence révèlent tout ce qui repose sur la mémoire et la bonne volonté. Nous mettons en place une gouvernance, des contrôles et des registres sur lesquels un investisseur ou une banque peut s'appuyer.
Exemple Réponse aux questions de due diligence: 3 semaines → 3 jours
- Prêt pour l'auditIngénierieServices professionnelsLogistique
Un client teste notre sécurité.
Un grand client nous a envoyé son questionnaire. Un questionnaire de 200 questions vous sépare d'un contrat. Nous rassemblons les preuves une fois et les tenons à jour, pour que le prochain questionnaire prenne une journée.
Exemple Délai de réponse au questionnaire: 10 jours → 1 jour
- Prêt pour l'auditIngénierieCommerce de détail et e-commerceDistribution et négoce
Une nouvelle règle arrive.
Elle touche toute l'exploitation. Un changement de règle touche à la fois les ventes, la finance et l'informatique, et l'échéance ne bougera pas. Nous planifions le changement, connectons les systèmes et testons avant la mise en service.
Exemple Reprises le mois suivant la mise en service: 3 semaines → aucune
- Prêt pour l'auditConseilIndustrieSanté
L'ISO 9001, et rien d'écrit.
Il nous faut la certification. Un appel d'offres ou un client clé exige l'ISO 9001, et l'entreprise tourne sur l'expérience. Nous rédigeons les procédures avec ceux qui font le travail et vous préparons.
Exemple Préparation de l'audit: 6 semaines → 3 jours
Intégration des systèmes
Un ERP, un CRM et des outils qui collent au travail, se parlent entre eux et vous appartiennent.
- Des systèmes adaptésLes deuxIndustrieDistribution et négoce
Avec l'ERP, c'est pire qu'avant.
Depuis sa mise en service. Le nouveau système devait faire gagner du temps. Au lieu de cela, chacun garde ses tableurs parallèles et saisit tout deux fois. Nous adaptons le système au travail et supprimons la double saisie.
Exemple Points de double saisie: 6 → 0
- Des systèmes adaptésLes deuxÉducationServices financiers
Notre CRM ne sert à personne.
Nous l'avons pourtant acheté. Les licences sont payées, les données sont périmées et les ventes travaillent toujours sur des tableurs. Nous paramétrons le CRM selon votre façon de vendre et le relions au reste.
Exemple Doubles saisies par piste: 3 → 0
- Des systèmes adaptésConseilSantéONG et organisations de développement
Choisir le bon système.
Il nous en faut un nouveau, sans droit à l'erreur. Les éditeurs promettent tous la même chose, et le dernier choix s'est mal passé. Nous définissons vos besoins à partir de votre façon de travailler, menons la sélection et veillons à ce que le résultat vous appartienne.
Exemple Systèmes candidats: 5 → 1 retenu, avec ses raisons
- Des systèmes adaptésIngénierieImmobilierHôtellerie et restauration
Terrain et bureau, deux systèmes.
Les techniciens travaillent sur une application, le bureau sur l'ERP, et quelqu'un ressaisit chaque bon d'intervention. Nous les relions pour qu'une intervention ne soit saisie qu'une fois.
Exemple Ressaisies par intervention: 3 → 0
- Des systèmes adaptésLes deuxONG et organisations de développementÉducation
Programmes et finance divergent.
Dans les ONG et les organisations de développement, les rapports aux bailleurs sont refaits à la main à partir des tableurs des programmes et des exports de la finance. Nous relions les données pour que chaque rapport parte d'un seul jeu de chiffres.
Exemple Préparation d'un rapport aux bailleurs: 10 jours → 2 jours
03 · N'importe quel processus. La même méthode.
N'importe quel processus. La même méthode.
Les cas ci-dessus sont des exemples. Les six mêmes étapes s'appliquent à n'importe quel processus, dans n'importe quelle fonction : l'évaluer, le cartographier, le structurer, automatiser ce qui se répète, puis le faire tourner dans la durée.
Finance
- Clôture mensuelleDes chiffres avec deux semaines de retard · Automatiser
- Validation des achatsTout attend une seule signature · Structurer
- Facturation et recouvrementL'argent rentre tard · Automatiser
- Budget et revue des coûtsLa marge glisse, sans cause connue · Évaluer
Ventes et clients
- Du contact au devisDes jours pour un devis · Automatiser
- Pipeline et prévisionsLa prévision tient de la devinette · Cartographier
- Prix et remisesRemises jamais revues · Structurer
Opérations et approvisionnement
- Réapprovisionnement des stocksDes ruptures, puis du surstock · Automatiser
- Choix des fournisseursPrix comparés par messagerie · Structurer
- Planification des interventionsLes techniciens roulent plus qu'ils ne travaillent · Automatiser
- Saisie des commandesLa même commande saisie trois fois · Automatiser
Ressources humaines
- Recrutement et intégrationRien n'est prêt le premier jour · Automatiser
- Rôles et responsabilitésDes titres sans autorité · Structurer
- Départs et accèsLes partants restent connectés · Automatiser
Projets et réalisation
- Recueil des demandes de projetTrop de projets à la fois · Structurer
- Suivi d'avancementMauvaise nouvelle tardive, réaction tardive · Automatiser
- Planification des ressourcesToujours les mêmes sur tout · Cartographier
Service client
- Questions courantesUne journée pour répondre · Automatiser
- De la réclamation à la cause racineLa même réclamation chaque semaine · Structurer
- Retours clientsPersonne ne les demande · Automatiser
Conformité et risques
- Revue des accès ISO 27001Trois semaines chaque trimestre · Automatiser
- Procédures ISO 9001Rien n'est écrit · Structurer
- Questionnaires de sécuritéDeux semaines par client · Exploiter
- Évolution réglementaireÉchéance fixée, aucun responsable · Cartographier
Direction
- Pouvoirs de décisionLe fondateur signe tout · Structurer
- Reporting de directionTout passe par WhatsApp · Cartographier
- Choix des outils et des systèmesTrop d'abonnements · Évaluer
- Gouvernance familiale et de groupeTout se décide au dîner · Structurer
04 · Questions
Questions
S'agit-il de vrais cas clients ?
Pas un par un. Chaque cas Devvion est une synthèse de problèmes que nous soumettent des entreprises de 50 à 500 personnes, et que nous avons aussi traités à grande échelle dans les opérations et l'audit de grands groupes. Aucun nom de client, et chaque chiffre porte la mention Exemple tant qu'un cas signé ne le confirme pas.
Mon problème ne figure pas dans la liste. Devvion peut-elle m'aider ?
Probablement. Devvion applique les six mêmes étapes à n'importe quel processus, dans n'importe quelle fonction. L'évaluation de deux semaines classe vos processus selon ce qu'ils coûtent et vous dit clairement lesquels nous traiterions en premier, et pour lesquels vous n'avez pas besoin de nous.
Ai-je besoin du conseil, de l'ingénierie ou des deux ?
Le conseil de Devvion couvre les étapes Évaluer, Cartographier et Structurer : le modèle opérationnel, les procédures et les contrôles. L'ingénierie couvre Automatiser, Optimiser et Exploiter, dans vos propres outils. La plupart des clients commencent par l'évaluation et prennent les deux, dans cet ordre.
Quels flux construisez-vous ?
Devvion construit les flux dont chaque cas a besoin, dans vos propres systèmes. Ceux dessinés sur ces pages : De la commande WhatsApp à l'encaissement; Procure-to-pay avec rapprochement à trois voies; Du devis à l'encaissement pour les services; Onboarding des salariés, de l'offre au jour J; Suivi de projet sans réunion; Automatisation du service client, avec un humain sur les cas difficiles; Automatisation de la conformité : preuves ISO en continu; Clôture mensuelle; Du contact au devis; Planification des interventions terrain; Réapprovisionnement des stocks; Revue des habilitations pour l'ISO 27001; Pouvoirs de décision et matrice de validation; Recueil et priorisation des projets; De la réclamation à l'analyse des causes racines; Rationalisation des outils et gouvernance des accès. Chaque chiffre est un Exemple.
05 · Contact
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