تكاليف إدارية أقل · مهندس من داخل شركتك
الطلب نفسه يُكتب ثلاث مرات.
تصل الطلبات عبر المحادثات والبريد، ثم يُعاد إدخالها في نظام المبيعات وجدول المستودع والحسابات. نربط الخطوات ببعضها ليُدخَل كل طلب مرة واحدة.
كيف كان الوضع
- موظفو المبيعات يقضون فترات بعد الظهر في نسخ الطلبات من شاشة إلى أخرى.
- المستودع يعمل من قائمة غير القائمة التي تعمل بها المالية.
- خطأ في الكتابة يتحوّل إلى شحنة خاطئة واتصالات غاضبة.
02 · ما قمنا به، مرحلة بمرحلة
ما قمنا به، مرحلة بمرحلة
- التقييم
نحصي كل شاشة يُدخَل فيها الطلب، وكم ساعة يستهلك ذلك كل أسبوع.
- الأتمتة
تُقرأ الطلبات من WhatsApp والبريد، وتُطابَق مع المخزون، وتُنشأ مرة واحدة في نظام ERP لديكم.
- التحسين
نقيس الحالات الاستثنائية لمدة شهر، ونزيل أسباب ما زال منها يحتاج إلى تدخّل شخص.
- التشغيل
عقد دعم بساعات محددة يغطي المتابعة والإصلاحات وقنوات الطلب الجديدة كلما أضفتموها.
03 · الإجراء
من الطلب إلى التحصيل عبر WhatsApp
طلب على WhatsApp يتحول إلى أمر بيع وفاتورة إلكترونية ودفعة مطابَقة، دون إعادة إدخال.
ما الذي تغيّر
- إعادة الإدخال أسبوعيًا25 ساعة3 ساعاتمثال
- من الطلب إلى التأكيديومان12 دقيقةمثال
من الطلب إلى التحصيل عبر WhatsApp
- طلب WhatsApp
- قراءة الطلب
- التحقق من المخزون
- متوفر في المخزون؟
- إنشاء أمر بيع
- إصدار الفاتورة الإلكترونية
- قبلتها الهيئة الضريبية؟
- الفاتورة ورابط الدفع
- مطابقة الدفعة
- قُيّد وشُحن
- من الطلب إلى الفاتورة: يومان → 12 دقيقة (مثال)
05 · الأسئلة
الأسئلة
هل علينا تغيير نظام ERP؟
لا، تعمل ديفيون مع نظام ERP الذي تستخدمونه، سواء كان Odoo أو Zoho أو Business Central أو SAP Business One. نتصل به عبر واجهاته الخاصة، وتملكون كل عملية ربط نبنيها.
ماذا يحدث للطلبات التي لا يستطيع النظام قراءتها؟
تصمّم ديفيون كل مسار بحيث يتولّى شخص الحالات الصعبة. الطلب غير الواضح يذهب إلى موظف مبيعات محدد، مع الرسالة ومطابقة مقترحة، وكل تصحيح يحسّن ما بعده.
حالات مشابهة
- تكاليف إدارية أقلالاستشارات
الهوامش تتراجع ولا أحد يعرف أين.
مثال المخزون المحتفَظ به: 75 يومًا من المبيعات → 45 يومًا
- تكاليف إدارية أقلالاثنتان
أدوات كثيرة واشتراكات أكثر.
مثال الاشتراكات المدفوعة: 64 → 38
- تكاليف إدارية أقلمهندس من داخل شركتك
فنيّونا في الطريق أكثر مما يعملون.
مثال من الطلب إلى إسناد المهمة: 6 ساعات → 20 دقيقة
06 · تواصل
احجزوا تقييم العمليات.
أخبرونا بما يبطئ الشركة، ونؤكد النطاق والمواعيد في المكالمة الأولى.